Niveau :

Groupe

Nomination :

Le comité de gestion est élu par l’assemblée générale du groupe.

  

Terme d’office :

Le terme d’office est d’un an.

Mandat :

Supporter les unités en allégeant, à leur demande, la charge des animateurs en prenant charge, en tout ou en partie, des activités de financement et de la gestion des biens et des finances du groupe.

 

Composition:

La structure du comité de gestion qui est ici présenté est une proposition des Scouts du Montréal métropolitain. 

L’important est que tous les membres du groupe s’entendent sur une structure et un fonctionnement afin que l’harmonie et l’efficacité règnent. 

Donc, la souplesse et l’adaptation sont de mise. 

Faites attention pour éviter les structures inutilement lourdes et complexes.

•  Il travaille en collaboration avec les animateurs et est sous la responsabilité du chef de groupe.
• Il est composé idéalement d’un représentant de parents par unité, du chef de chaque unité ou son délégué, du chef de groupe et de l’aumônier ou de l’agent de développement spirituel, le ou la chef de regroupement est membre d’office.
• Les animateurs et animatrices sont gestionnaires au même titre que les directeurs et il est recommandé qu’ils ne soient pas nommés à des postes administratifs  pour ne pas cumuler deux fonctions. 
• Ils présentent au comité de gestion la situation de leur unité, les principales activités, les réalisations, les projets, bref, la vie de l’unité.  Ils font connaître les besoins de l’unité et de l’équipe d’animation. 
• Ils donnent le point de vue de l’équipe d’animation sur les questions débattues au comité.  Ils doivent se préoccuper de la qualité du scoutisme vécu dans le groupe.
• Dans les groupes où une unité aînée est présente, deux représentants du carrefour ou du clan peuvent siéger au comité de gestion.
• L’important est qu’il y ait un nombre égal de représentants de parents et d’adultes issus de l’animation en excluant le ou la chef de groupe.

Principaux rôles :  

Le comité de gestion détient l’autorité pour prendre les mesures nécessaires au maintien et à l’amélioration de la gestion financière. 

Ses rôles sont principalement de:  

• Financer le groupe.
• Gérer les biens et les finances du groupe et en rendre compte régulièrement au chef de groupe, à l’assemblée générale et sur demande au chef de regroupement, membre du commissariat aux groupes.
• Déterminer les politiques de gestion du groupe en conformité avec celles des autres instances du Mouvement.
• Collaborer avec le chef de groupe au recrutement de nouveaux membres.
• Développer et entretenir de bonnes relations avec le milieu.
• Diffuser l’information et les réalisations du groupe.
• Récompenser les efforts et réalisations de chacun.
• Expédier les affaires courantes et de routine.
• Étudier et disposer des questions qui lui sont référées par le chef de groupe, les animateurs ou les parents.
• Exécuter les mandats donnés par l’assemblée générale en relation avec leurs rôles et leurs responsabilités.
• Analyser le budget des unités et faire les observations et recommandations nécessaires.
• Créer les comités de soutien nécessaires au fonctionnement de sa gestion et à l’avancement du groupe.
• Proposer la nomination d’un président d’élection aux assemblées générales.
• Lorsque le groupe est incorporé, c’est ordinairement le comité de gestion qui fait office de conseil d’administration et qui doit s’acquitter des obligations que lui impose la loi. 
• Un membre du comité n’a individuellement aucun pouvoir de lier le groupe, à moins qu’il ne soit un officier ou une personne dûment autorisée à cette fin par le comité.
• Que le groupe soit incorporé ou non, les décisions doivent être collectives et prises par voie de résolutions, adoptées lors de réunions dûment convoquées et tenues, ou encore signées par tous les membres du comité de gestion.
• Par ailleurs, il y a dans chaque groupe deux catégories de dirigeants du Mouvement: le ou la chef du groupe et les chefs d’unité.  Ces personnes agissent au sens de chef de groupe et de chef d’unité tel que définis par l’Organisation mondiale du Mouvement scout et à ce titre elles doivent assumer les responsabilités que leur confie le Mouvement.  Les décisions du comité de gestion ne peuvent avoir pour effet d’entraver le plein exercice de ces responsabilités.

Structures du conseil de gestion :

Le comité exécutif

Le comité exécutif est une instance restreinte qui relève directement du comité de gestion et qui est habituellement composé des titulaires des postes principaux (chef de groupe, président, secrétaire, trésorier). 

Ces personnes ont reçu un  mandat particulier pour agir dans le cadre des règlements généraux du groupe et en vertu de politiques précises définies par le comité de gestion.

Ce comité est souvent nécessaire pour faciliter l’organisation des activités du groupe, exécuter des mandats expressément définis par le comité de gestion ou disposer de questions urgentes qui ne peuvent attendre à la prochaine séance du comité de gestion.  Il doit exécuter rigoureusement les plans approuvés par le comité de gestion et ne peut en aucun cas usurper le rôle de ce dernier.

Dans les petits groupes, là où les personnes peuvent se réunir plus facilement, le comité exécutif n’est pas nécessaire.

Les comités de soutien

Un comité de gestion qui désire créer un comité de soutien doit d’abord s’assurer de la nécessité de l’existence du dit comité.

 

Composition

La composition d’un comité de soutien peut varier selon les besoins. Par exemple, un comité des finances, dirigé par le trésorier, pourrait regrouper un représentant de chaque équipe d’animation et un Scout-Aîné.  Un comité du matériel et des équipements pourrait être formé autrement selon les besoins.

Dans tous les cas, un nombre maximum de six ou sept personnes devrait être fixé pour faciliter la bonne marche du comité.  Le dirigeant d’un comité permanent du groupe devrait être un parent qui siège au comité de gestion pour assurer les liaisons requises avec ce dernier.

Principaux comités

On retrouve des comités permanents et des comités temporaires. 

Dans le premier cas, il peut s’agir des comités suivants:

• Finances        
• Matériel et équipement
• Recrutement  
• Publicité
• Décoration

Les comités temporaires ou ad hoc sont le plus souvent formés en vue de la réalisation d’un projet particulier à court terme, comme une activité de financement ou un rassemblement de groupe.

Chaque fois que le comité de gestion institue un comité et nomme un responsable, le mandat de ce comité doit être bien défini. 

On évite ainsi les duplications et autres formes de communications dysfonctionnelles.

Rend compte :

• À l’instance qui l’a nommé.
• Le comité de gestion répond de ses activités à l’assemblée générale lorsqu’elle siège.